I file aziendali e personali si mescolano
Procedure condivise e documenti della singola persona richiedono spazi riconoscibili, non una cartella indistinta.
Documenti aziendali
Il documento giusto, nello spazio di chi deve trovarlo.
HumanDesk tiene distinti i file condivisi con l’azienda, quelli caricati dalla persona, quelli ricevuti direttamente e i documenti HR. Ogni area mostra nome, autore, data e dimensione e permette di cercare per nome.
Prodotto in fase dimostrativa · schermata con dati fittizi
- PDF e immagini fino a 10 MB
- Quattro aree con scopi distinti
- Ricerca immediata per nome
Archivio documenti · SaaS e on-premise
Il problema reale
Il file esiste, ma non sai dove cercarlo né chi dovrebbe vederlo.
Un regolamento destinato a tutta l’azienda, un documento personale e un file riservato HR non hanno lo stesso pubblico. Se finiscono nello stesso contenitore, ritrovarli e governarne l’accesso dipende dalla memoria di chi li ha caricati.
Chi riceve un file non sa da dove arriva
Senza una sezione dedicata, i documenti condivisi direttamente si confondono con quelli caricati in prima persona.
La ricerca parte dalla memoria
Se ricordi soltanto una parte del nome, sfogliare download, email e cartelle rallenta un bisogno operativo semplice.
La provenienza resta implicita
Autore, data e dimensione aiutano a riconoscere il file prima di aprirlo e a capire chi lo ha messo a disposizione.
Archiviazione
Dal caricamento al ritrovamento, in tre passaggi.
Scegli l’area corretta
Il file entra nei Condivisi, nei documenti caricati dalla persona o nell’area HR secondo scopo e permessi.
Carica il file
Il modulo accetta PDF, PNG, JPEG e WebP fino a 10 MB e conserva nome, autore, data e dimensione.
Cerca o condividi
La ricerca filtra per nome; i propri caricamenti possono essere selezionati e condivisi con una persona accessibile.
Il destinatario ritrova la condivisione nei Ricevuti
Quando un caricamento personale viene condiviso direttamente, HumanDesk lo rende visibile nell’area Ricevuti della persona scelta. I documenti aziendali pubblicati per tutti restano invece nei Condivisi.
Aree separate
Quattro ingressi, senza farli sembrare la stessa cosa.
La schermata usa sezioni stabili per distinguere pubblico, provenienza e responsabilità. La visibilità effettiva continua a dipendere dai permessi del ruolo.
Condivisi
Procedure e materiali destinati alle persone abilitate dell’azienda, raccolti in una bacheca documentale comune.
Caricati e Ricevuti
I file della persona restano separati da quelli che un altro utente le ha condiviso direttamente.
HR
Uno spazio distinto per i documenti del personale; il caricamento amministrativo richiede il permesso dedicato.
Confini chiari
Un archivio operativo non è ancora conservazione documentale a norma.
- HumanDesk non offre ancora firma elettronica, richiesta documenti, approvazione o attestazione di presa visione.
- Non esistono versioni del file, blocco immutabile o recupero dal cestino: una sostituzione va gestita come nuovo caricamento.
- I caricamenti eseguiti nel modulo Documenti ricevono una scadenza predefinita di 60 giorni; gli allegati registrati da Comunicazioni ed Eventi sono esclusi.
- La rimozione dei file scaduti parte oggi quando il modulo viene aperto: non esiste ancora un job server periodico né una retention configurabile per azienda.
Un allegato a un annuncio resta parte della comunicazione
Se il file serve a spiegare un avviso ufficiale alla squadra, la soluzione Comunicazioni mantiene insieme testo, autore, data, priorità e allegato. Il documentale serve invece a ritrovare e separare i file per destinazione.
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